【客户行业】投资行业【问题类型】职能部门定岗定编【客户背景】某投资管理公司位于某一线城市是经市人民政府批准于2000年设立的市直属综合性投资公司。主要承担政府重大建设项目的投融资接受政府授权持有并运作国有股权自主开展资本运营促进资产跨地区、跨行业、跨部门、跨所有制的流动和重组。公司成立以来以建立完善的法人治理结构、科学的运作机制、一流的员工队伍为目标初步构筑了以专家咨询评审制、投资退出机制、激励约束机制、风险防范机制为主要内容的经营管理机制。为了最大程度发挥公司在资产运营模式及人员配备方面的优势并响应国企三年制度改革的要求公司进行了业务板块重组并邀请华恒智信专家为公司的组织架构进行优化改革如此一来公司各部门的职责发生了改变。并且公司经过研讨发现公司的职能部门出现了较多的问题如职能人员占比过大人员冗余员工工作效率比较低工作普遍不饱和等因此需要对职能部门岗位职责重新设计。在先前的合作中华恒智信以客户需求为导向的服务态度与过硬的专业能力素养得到了公司高层的一致认可公司领导决定再次与华恒智信合作邀请专家团队进行职能部门定岗定编的设计工作。【华恒智信问题分析】项目启动后华恒智信项目团队及时赶赴项目现场开展了企业深入调研了解了该公司面临的实际情况在调查过程中项目团队认识到了公司职能部门定岗定编工作出现的问题主要集中在以下几个方面。职能部门分工过细、岗位设置随意性较强不利于工作开展。通过前期对公司各职能部门关键职责与工作流程的梳理对比各部门岗位配置现状后分析发现该公司在职能部门的岗位职责划分上分工过细比如有人负责会议组织有人负责会议记录有人负责会议整理保存而这些岗位在职责上存在交叉重叠导致员工之间互相推诿不利于工作的开展在岗位设置时随意性较强例如当职能部门要求完成某项事情增设某项职责时优先考虑向人力资源部门要求增设某个职位或多配置几名员工慢慢地职能部门的职责划分越来越细导致很多员工只专注自己的工作对部门未开展的工作或与自己无关的工作置之不理主动性比较差影响了工作效率与工作氛围。职能人员占比过高人员冗余整体的工作饱和度较低。公司作为成立多年的老国企随着时间推移公司员工渐渐增多同时因为国企用人特点人员流动性比较差员工难以分流导致职能部门人员占比过高出现了人员冗余问题在工作量的安排上原本一个人的工作任务可能由三个人去做工作量普遍不饱和此外受到过去历史文化以及自身管理制度的限制在职能部门存在一些关系户员工工作积极性比较差工作效率也比较低影响了企业的发展与效益。缺少配套管理机制部门干部员工对定岗定编认识性不足。项目专家通过对部门干部、员工进行深入访谈后发现公司的定岗定编之所以难以落地很大程度上是由于缺少管理配套机制的辅助以及部分干部员工对定岗定编存在错误认识导致大家不愿意去执行改革方案。例如当推行定岗定编时没有将方案与员工培训、晋升、退出机制、考核、干部竞聘等管理制度挂钩出现员工非常忙碌但工作效率却不高工作能力逐渐不适合公司发展的员工无法得到及时分流。以及部门负责人不愿意推行定岗定编总是推诿扯皮等问题。此外项目组发现部分干部员工对定岗定编存在一定抵触心理对定岗定编工作存在错误认知究其原因各部门都带着各自立场、带着传统的工作方式习惯了传统的管理模式很多干部员工认为定岗定编就是排除异己对定岗定编的必要性认识不足导致大家不愿意去支持定岗定编工作进而影响了方案的落地效果。【华恒智信解决方案】为解决以上问题提出最适用于本公司实际情况的定岗定编方案华恒智信项目团队通过深入调研、数据收集、对标分析等途径提出多角度的解决建议并逐一进行可行性验证后提出了以下的核心解决方案。梳理岗位职责明确岗位的关键职责要求。职能人员的工作成果很难像生产部门工作内容一样用具体数字或指标去量化对此华恒智信项目组经过多次调查访谈并结合公司发展特点对职能部门的岗位职责重新梳理设计通过对工作角色、工作时间、任职者能力以及工作量等四个方面进行分析梳理职能部门需要完成的关键职责以及部门员工在完成这些职责时投入的有效工作时间从角色/责任角度对岗位进行分级因事设岗将职能相似的岗位归并减少流程节点尽可能避免岗位职责出现交叉或重叠实现工作效率的最大化。丰富岗位职责、增加岗位深度提升部门整体饱和度。针对公司面临着职能人员占比过大出现人员冗余以及工作饱和度比较低的问题同时考虑到国企用人特点人员分流比较困难项目组专家老师通过丰富岗位职责可以增加体现部门核心价值的工作提高整体服务支持能力从而提升部门工作饱和度。例如可以对人力资源部提出建立人才管理体系提高工作要求实现部门目标与公司战略目标相对接可以对部门各个关键岗位提出职责未履行或需要新增职责的说明并由部门领导负责落实、督促将各项工作安排下去。通过采取以上方法增加岗位深度丰富岗位职责从而提升工作饱和度。提供员工培训、考核、干部竞聘等管理配套机制明确定岗定编的管理必要性。对许多企业来说定岗定编的难点之一在于落地。对此华恒智信专家组结合公司的发展实际提出建议在推行定岗定编时必须提供相应的管理配套机制辅助方案落地例如将定岗定编与员工培训、绩效考核、干部竞聘等方面挂钩建议将对部门定岗定编工作进行考核并将考核结果作为部门绩效考核的一部分对于做得好的部门给予总额奖励对于做的不合格的部门员工进行培训并将培训结果与退出机制挂钩同时建议将定岗定编工作情况作为干部竞聘的考察指标从而激励部分领导与员工积极落实定岗定编。此外建议针对定岗定编的管理必要性及提升支持作用提供培训辅导统一观念。对合岗、减编要有明确的解释和培训增强大家的危机意识统一认知领导在改革中也希望保持内部稳定而不是强硬推行帮助企业明确定岗定编的管理必要性进一步推进定岗定编的落地工作。【华恒智信总结分析】通过科学的工具和分析华恒智信人力资源咨询团队针对定岗定编中影响各类岗位工作量的因素不断进行探索通过梳理岗位职责制定关键职责员工数量要求标准设计岗位职责进阶方案对部门干部员工进行统一培训辅导帮助公司顺利开展了定岗定编工作解决了公司存在的人员冗余、工作效率比较低以及定岗定编难落实的问题有效地提升了公司人力资源利用率进一步推进企业长期发展。此案例展示了华恒智信为某公司设计定岗定编方案的部分思路与方法同时也体现出了华恒智信以客户视角看待问题以实务的、系统的解决客户问题为出发点的工作理念。华恒智信专家团队从始至终认为只有合作双方共赢的项目才是具有工作意义的项目并将在后续的项目中秉承这一理念系统性地、实务性地解决企业人力资源体系管理难题。