公文管理别再用 Word 传来传去套红模板、发文自动拆收文、归档台账的闭环设计演示地址http://ruoyioffice.com | 源码1·GitHubruoyi-office | 源码2·GitCoderuoyi-office | 源码3·Giteeruoyi-office | 微信17156169080备注「RuoYi Office」▲ 公文不是写个 Word 群发一下而是套红模板 → 发文审批 → 自动拆收文 → 收文办理 → 归档台账一条链。发文审批通过的那一刻主送和抄送部门的收文记录就自动生成了不用再手动一个个通知。引言公文一乱企业的正式表达就不可信了公文是企业对内对外的正式表达——通知、决定、批复、函。可一旦用 Word 文件传来传去问题就来了每个人手里一套红头格式字号、机关名、文号各写各的发文发给哪几个部门靠手动建群、人、发附件漏一个是常事收到的文件办没办、谁在办、办完没有没人跟得住年底想归档发文收文散在各个聊天窗口和邮箱里根本凑不齐。公文的麻烦本质是格式不统一 流转不闭环 归档不集中。RuoYi Office 把公文做成一条完整的链套红模板统一格式发文走审批审批通过自动拆出收文收文办结后自动进归档台账。一、套红模板把红头格式一次性立标准公文的第一道坎是格式。RuoYi Office 用套红模板把红头样式固化下来机关 / 公司名称、名称字号、发文字号前缀、印章图片、红头分隔线单线 / 双线都在模板里配好发文时直接套用不用每个人自己排版。▲ 套红模板管理机关名称、字号、发文字号前缀、印章、分隔线样式集中维护。发文时套用模板红头格式全公司一致告别每个人一套 Word 模板。二、发文 审批正文用富文本按国标版式预览生成 PDF发文是公文的出口。在发文单里填标题、密级、紧急程度、主送 / 抄送部门、签发人正文用富文本编辑器直接写而不是再传一个 Word 附件然后走部门负责人 → 分管领导 → 签发人签发 → 办公室编号发文的审批链。▲ 公文发文列表完整文号如无办发〔2026〕2号、标题、密级、紧急程度、审批状态一列可见。发文走分级审批到办公室编号发文节点才正式编号文号不会乱发。正文写完后系统能按GB/T 9704—2012 党政机关公文格式做版式预览并一键生成正式公文 PDF后端用 HTML 模板转 PDF既保证了在线编辑的便捷又保证了最终成文的规范性。这一点比在线编辑 Word更轻、更可控也更适合做权限和留痕。三、发文自动拆收文审批通过的那一刻通知就发出去了这是整套公文设计里最值得一提的一环。发文审批通过后系统会按主送 / 抄送部门自动生成对应的收文记录——主送部门收到的是需要办理的收文抄送部门收到的是仅知悉的收文附件也一并复制过去。也就是说发文人不需要再手动建群、人、发附件。审批一通过该收到这份文的部门工作台里就自动出现了待签收 / 待知悉的收文。这就是发文—收文之间最容易断掉、却被系统自动接上的一环。▲ 公文收文列表来文文号、标题、收文部门、承办人、办理状态一目了然。收文支持签收认领、领导批示、承办办理待签收 → 已签收 → 办理中 → 已办结全程可跟踪。收文这边有一套清晰的办理状态待签收 → 已签收 → 办理中 → 已办结。关联发文生成的收文支持抢单式签收认领谁认领谁办办理过程留痕。四、归档台账办结即归档不用再手动整理一遍很多系统的归档是一个独立的再操作一遍的动作公文管理最怕的就是这个——办完了没人去归档。RuoYi Office 的做法更聪明归档台账不是一张要手动录入的表而是对发文、收文、外部收文的聚合查询。发文审批通过自动进入归档台账收文办结自动进入归档台账外部来文审批通过自动进入归档台账。▲ 归档台账发文、收文、外部收文办结后自动汇入按文号、标题、密级、日期、部门、承办人集中检索和导出。归档不是再录一遍而是流程走完自然沉淀的结果。这样一来公文散落在各个聊天窗口和邮箱的问题就被根治了所有正式公文只要走完流程就自动汇聚到一个可检索、可导出的台账里。说明当前公文模块聚焦收发文流转 自动归档台账。如果需要更进一步的借阅审批、密级借阅留痕等档案管理能力可以基于现有归档台账和审批引擎二次开发扩展——把借阅申请做成又一个走审批的单据即可底座是现成的。五、为什么放进一体化平台做公文连着组织、审批、文件、移动端单独做一个公文系统反而割裂。RuoYi Office 把它放进一体化平台意味着主送 / 抄送部门、签发人、承办人直接用系统组织架构选不用维护两套通讯录发文、收文、外部收文都走全局 Flowable 引擎和其他审批共用一套流程底座公文附件复用统一文件服务正文 PDF 自动归档PC 起草发文移动端签收、批示、办理领导在外也能批公文基于 Spring Boot Vue3密级、文号规则、办理节点都能按企业制度二开。六、适合谁适合不太适合有正式发文、需要红头格式和文号规范的企业 / 机关完全不发正式公文、口头通知就够的小团队收发文量大、需要跟踪办理进度的办公室只想要一个网盘存文件、不需要流转的场景想让发文自动通知到部门、减少手动转发的组织已用成熟 OA 公文且无迁移意愿需要公文自动归档、可检索可导出的单位—公文管理做得好不好看的不是能不能写文件而是发文有没有自动到达、收文有没有人办、办完有没有归档。当这三件事被一条流程串起来企业的正式表达才真正变得可信、可查、可追溯。想要体验 RuoYi Office 的强大功能在线演示http://ruoyioffice.com/web/账号 admin / admin123源码仓库GitHub | GitCode | Gitee技术咨询添加微信17156169080备注「RuoYi Office」⭐如果觉得不错请给个 Star 支持一下